Blog 3: Onze top tips voor een Top Bedrijfsuitje

Wij hebben de beste tips voor je op een rijtje gezet waarmee je de komende jaren top bedrijfsuitjes kunt gaan organiseren!

De datum voor jullie teamdag / bedrijfsuitje komt snel dichterbij. Mag jij het uitje organiseren. Uiteraard, er zijn legio mogelijkheden, maar hoe pak ik dit aan?

Buggy rijden

Buggy rijden is een leuk bedrijfsuitje, maar natuurlijk zijn er nog veel meer leuke mogelijkheden. Maar belangrijker is misschien wel hoe je alle collega’s meekrijgt naar jullie uitje. Een succesvol uitje is namelijk een optelsom van je programma, locatie keuze en eten/drinken, maar ook van de cultuur in jullie bedrijf, van de ervaringen met uitjes van de afgelopen jaren en interne perikelen (denk aan reorganisaties e.d.).

Dus: waar begin je mee en hoe zorg je ervoor dat het voor iedereen een topdag gaat worden?

Het positieve effect van een bedrijfsuitje

Een bedrijfsuitje, teamdag of personeelsuitje is een belangrijke en leuke dag, waar je van wilt dat het een positief effect heeft op je collega’s. Deze dag moet uiteindelijk een toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf. Voor een positief effect is het belangrijk om te bepalen waarvoor je het uitje organiseert. Soms is ere en noodzaak, zoals de introductie van interne vernieuwingen; bijvoorbeeld een nieuwe koers die het bedrijf gaat varen. Maar natuurlijk moet een bedrijfsuitje gewoon heel leuk zijn! Samen met collega’s even iets leuks doen, weg van de werkzaamheden van alledag. Wij hebben daarom alle belangrijke zaken van een leuk bedrijfsuitje op een rijtje gezet.



Positief effect van een bedrijfsuitje

Doel van het bedrijfsuitje

Wat is het doel van jullie bedrijfsuitje? Alleen samenzijn, teambuilding, puur plezier, of? Misschien wil je het uitje combineren met een training, kick off/vergadering, klanten of zijn partners en kinderen van je collega’s uitgenodigd voor het bedrijfsuitje Soms heb je al leuke informative van bedrijfsuitjes gevonden, of in je mailbox vanuit een mailing. Heb je deze leuke uitjes gevonden, bewaar deze dan. Afjhankelijk van je doel kun je een soort programma kiezen. Wij adviseren altijd om info op te vragen van ongeveer twee a drie uitjes, hierdoor is er altijd wel een programma dat beschikbaar is op jouw gewenste dag.



Maak een stappenplan

Ga je alles alleen regelen, of doe je het met een project team of personeelsvereniging? Om te zorgen dat alles goed gaat en niets vergeten wordt, is het handig om een stappenplan te maken. Voor een leuk bedrijfsuitje met kleinere groepjes hebben we hier tips en informatie. Dit is een handig hulpmiddel! Lees ook de bekende valkuilen en de gemiddelde prijzen voor bedrijfsuitjes.

Hierbij een handig en eenvoudig stappenplan met goede tips om je te helpen bij de organisatie van een personeelsuitje of bedrijfsfeest.

  • Doorloop deze pagina en bepaal met elkaar (en soms met de directive) de belangrijkste factoren. Denk daarbij aan doel, budget, datum, soort programma e.d.
  • Maar ook praktische zaken zoals vervoer, soort eten, dieetwensen, een leuke uitnodiging
  • Licht je collega’s zo vroeg mogelijk in over de datum, en stuur uiterijk 6 weken vooraf de uitnodiging. Maak er iets leuks van, want standaard kennen we wel…
  • Verdeel de taken met collega’s uit je groepje: wie doet wat?
  • Ga altijd samen op de locatie bekijken en wees open en eerlijk over jullie wensen en verwachtingen



Wie gaan we uitnodigen?

Vraag je vantevoren af voor wie je bedrijfsuitje of teambuilding uitje is. Willen we alleen met personeel van ons bedrijf gaan of nemen we ook partners, kinderen of eventueel relaties mee? Dit zorgt namelijk voor een heel ander soort programma. Gaan er ook partners mee, verandert het budget dan ook?



Bepalen van budget

Wat mag er besteed worden? Is dit inclusief of exclusief BTW? Het handigste is een budget per person. Soms is er een totaalbudget, zodat je weet op welke activiteiten je je kunt gaan richten. Ga hier wel netjes mee om. Houdt er rekening mee dat als je een bedrijfsuitje voor minimaal 75% van de werknemers organiseert, de fiscus meebetaalt. Dit geldt ook voor een aparte afdeling, of vestiging. Als het bedrijfsuitje maar een gezamenlijk karakter heeft. Bij te weinig budget is er wellicht extra geld beschikbaar wanneer je het bedrijfsuitje gedeeltelijk in eigen tijd of helemaal in eigen tijd plaatsvindt. Tegenwoordig is een uitje in het eigen bedrijfspand fiscaal interessant, dus soms even overleggen met de boekhouder.

Positief effect van een bedrijfsuitje



Enquete onder de collega’s

Te vaak horen wij dat een uitje is geboekt omdat de boeker dit zo leuk lijkt. Maar past het wel bij de collega’s? Wanneer je iedereen enthousiast wilt krijgen is betrokkenheid heel belangrijk. Vooral ook wanneer het geld van de personeelsvereniging (dus eigenlijk van de leden zelf) is. In een rustige periode (bijvoorbeeld tussen 2 feestjes in) kun je de college;s eens vragen wat zij leuk vinden. Maar ook handige randzaken zoals wel/geen avondfeest erbij, weekend weg, etc.

Voorbeeldvragen voor de enquete:

  • Wat vind je leuker; een bedrijfsuitje of feest?
  • Met of zonder partner?
  • Met de afdeling of het hele bedrijf?
  • Wat vind je leuke tips voor het volgende uitje?
  • Sta je open voor een overnachting?
  • Of een keer een familiedag programma?
  • En zo kun je nog meer vragen bedenken. Maar houdt het kort en bondig, maar voldoende voor een bruikbare uitslag



Verwachtingen peilen?

Misschien hebben jullie een eeuwenoude traditie om altijd op een vaste dag naar het Dolfinarium of de Efteling te gaan. Je bent dan snel klaar. Misschien is het leuk iedereen eens te verrassen met een nieuw programma, maar ik raad je zeer aan om eens te informeren wat nu eigenlijk het verwachtingspatroon van de collega’s is. Dit is de snelste manier om het ze naar hun zin te maken. Nu kan het ook zijn dat de club gewend is aan een jaarlijkse verrassing, dan kun je je meer risico's permitteren. Over het algemeen geldt deze tip voor bedrijfsuitjes: Houdt het veilig en zorg zoveel mogelijk voor de verwachtingen van de doelgroep.

Ook moet je natuurlijk prioriteiten stellen tijdens de organisatie van het personeelsuitje. Een veelgemaakte fout is dat er een groot gedeelte van het budget aan een grandioze activiteit wordt gespendeerd waarna het nog net mogelijk is om met iedereen een pataje te gaan eten tijdens het bedrijfsuitje. Het gevolg is dat je de aanmeldingen voor het jaarlijkse feestavond wel mooi op je buik kunt schrijven. Houdt dus allereerst voldoende budget vrij voor alle onderdelen zoals een feestavond, een diner, een bus met chauffeur en dergelijke



Kies de activiteiten

Bedenk met elkaar welke activiteiten je leuk vindt. Het is handig om allemaal te gaan zoeken / nadenken, en hiervan een shortlist van 2 of 3 uitjes te maken. Ga niet bij elk bedrijf lukraak offertes opvragen, maar bespreek eerst of dit uitje aan jullie kaders voldoet. Zoek daarna twee, maximaal drie activiteiten waar je gerichte informatie van opvraagt. Probeer ieder jaar weer iets unieks te kiezen. Heb je een grote groep lees dan onderstaand over grote bedrijfsfeesten. Bekijk niet alleen de offerte, maar breng ook een bezoek aan de locaties zodat je goed weet hoe de dag eruit komt te zien, zonder dat je voor verrassingen komt te staan.

Buggy rijden



Trends van dit moment

De meest geboekte bedrijfsuitjes in Nederland zijn op dit moment in te delen in 3 categorieen:

  • Gemotoriseerde uitjes (moeten we nog zeggen dat Buggyrally de leukste is?)
  • Mindgames / teamspellen. Denk aan Escape Rooms, maar ook Mindstorms zijn in opkomst. Voorbeeld van Mindstorm
  • Stadsspellen: speel bijvoorbeeld Wie is de Mol in Amsterdam of Utrecht


Buggyrijden en Amsterdam zijn een populair bedrijfsuitje



Voor ieder wat wils

Zorg altijd voor een uitje waaraan iedereen kan deelnemen. Ben je wat minder sportief geen enkel probleem, zorg dat de activiteiten zodanig zijn dat iedereen op zijn eigen niveau hier aan deel kan nemen. Heb je een grote groep, dan kun je een voor een actief en minder actieve variant gaan.



Tips bij grote bedrijfsuitjes

Bij grote bedrijfsuitjes (bij meer dan 50 personen) heb je meer keuzes voor je uitje. Het aantal bedrijven dat dit kan organiseren wordt geringer, maar je kunt meer activiteiten bij elkaar zoeken. Denk hierbij aan een programma met 2 of 3 keuzes: actief, minder actief en een leuke workshop. Heb je een grote groep, dan doe je er sowieso verstandig aan om je te laten bijstaan door professionele organisaties die gespecialiseerd zijn in het organiseren van grote bedrijfsfeesten.



Leg het uitje voor aan collega’s

Heb je 2 of 3 leuke activiteiten, leg jouw selectie van activiteiten voor aan je collega’s, peil de reacties middels een lijst (als je het geheim wilt houden, maak er dan bijvoorbeeld iets geheimzinnigs van zoals: ‘Indoor activiteit met spanning’ of ‘Outdoor activiteit met gemotoriseerde actie’. Bepaal aan de hand hiervan voor welke activiteit je gaat. Neem hier ook meteen de voorkeursdatum in mee. Als je dan toch alles aan het verzamelen bent, kun je ook de dieetwensen en eventuele fysieke beperkingen inventariseren.

Buggy rijden



Boeken maar!

Collega’s gesproken, offertes duidelijk doorgenomen en de locatie bekeken? Boeken maar! Check ook of het programma volledig is, wil je eerder of later beginnen? Extra catering? Maak een duidelijke afspraak, neem de algemene voorwaarden door en bevestig de afspraken bij voorkeur schriftelijk. Bij een goede organisatie krijg je altijd een bevestiging op papier / mail. Lees deze goed door en stuur deze ondertekend retour.



Deelnemers uitnodigen

Dit is vaak het leukste onderdeel van een bedrijfsuitje organiseren. Begin zo snel mogelijk met uitnodigen. Is de datumal eerder bekend, geef dit dan direct door. Collega’s plannen dan niets anders op deze dag. Zorg altijd voor een originele uitnodiging, aan iedereen persoonlijk gericht. Je wilt iedereen enthousiast krijgen, dus maak er iets moois van. Maak ook een poster ofzo, of elke week iets leuks in de mailbox als reminder. Houdt dan de inschrijvingen bij op een Excel sheet. Hierop kun je ook dieten bij houden. Om late afzeggingen te voorkomen kun je aangeven dat je een X-bedrag bij de deelnemer in rekening brengt indien er binnen een bepaalde periode zonder goede reden wordt afgezegd.

Maak een leuke uitnodiging



Vervoer

Hoe gaat iedereen naar het bedrijfsuitje toekomen? Eigen auto? Carpoolen? Trein of bus? Zorg ervoor dat dit goed is geregeld. Vaak willen je collega’s een glaasje alcohol nuttigen tijdens het bedrijfsuitje, dan is het handig om vervoer te regelen. Inventariseer en kijk of je iets kunt combineren. Tip: informeer eens naar een bus van een amateur voetbalvereniging. Die is vaak beschikbaar en wordt in vele gevallen voor een aantrekkelijke prijs verhuurd.



Prijs voorbeelden

Vaak zijn er hele wilde ideeen in het organisatie comitee, maar blijkt het allemaal duurder uit te vallen dan verwacht. Daarom alvast een lijstje met voorbeeld prijzen. Een touringcar bus met chauffeur kost al gauw € 650,- op een dag. Een complete feestavond met entertainment heeft een prijs van € 50,- p.p. Als je je een luxe avond wilt, reken dan op het dubbele. Als je een dagdeel moet vullen kun je rekenen op bedragen v.a. € 25,- p.p. voor een origineel uitje. Wil je een gave activiteit, reken dan op circa 50 tot 60 euro per persoon. Super spectaculaire dingen (vliegen, helicopter vlucht, parachutespringen kun je al vanaf € 200,- p.p.). Over het algemeen moet je kunnen stellen dat je een middag met eten erbij rond moet kunnen krijgen vanaf de € 60.- p.p. Is het een luxer uitje, reken dan op € 100.- p.p. Natuurlijk kun je het hierboven zo gek maken als je wilt, boek maar eens een culinair weekend in een kasteel te Schotland of ga maar eens skiën in Californië. De prijs van een ‘leuk’ bedrijfsuitje zal dan 10x over de kop gaan!



1 a 2 weken vooraf

Is iedereen uitgenodigd, dan houdt het niet op. Houdt de collega’s enthousiast met informatie en leuke foto’s. Zo blijft iedereen aan het uitje denken. Neem een paar dagen vooraf nog even contact op met de uitjesaanbieder en locatie om de laatste wijzigingen t.a.v. aantal deelnemers, dieetwensen, programma voorkeuren etc. door te nemen.



De dag vooraf

Herinner je collega’s nog 1x aan het uitje van morgen. Dit helpt vaak om last-miniute afvallers te voorkomen. Mail, whatsapp of sms de deelnemers een dag van tevoren dus nog. Behalve dat je zo nog essentiele zaken kan melden krijgt iedereen zo vaak nog meer zin in het uitje. Geef je mobiele nummer door voor het geval dat men jou nog iets wil doorgeven.



Op de dag zelf

Als organisatie ben je altijd ruim op tijd aanwezig. Dan kun je alles nog even nalopen met de contactpersoon te plekke. Misschien nog wel een banner opzetten, of checken dat jullie bedrijfsnaam goed op het welkomstbord staat. Zorg dus dat je zelf ruim op tijd aanwezig bent. Tip: Zorg ook voor een leuke ‘give away’ aan het einde van de dag. Een teamfoto doet het altijd goed als extraatje. En als er mensen zijn die zich onverantwoord gedragen, spreek hen hierop aan.

Leuke foto's na afloop  van het bedrijfsuitje



Foto’s

Als iedereen het naar zijn zin heeft, loopt het uitje lekker. En zorg ervoor dat je leuke foto’s en filmpjes maakt. Dat is leuk als naslagwer, maar ook om de niet verschenen collega’s te laten zien wat voor top dag het was. Leuk idee is om van alle foto’s een collage op canvas te maken. Deze bestel je tegenwoordig snel en voordelig online. Goed voor het teamgevoel!



Evalueren

Alles zit er op! Nu ja, bijna dan. Houdt na jullie bedrijfsuitje een enquête en presenteer de uitkomsten aan je leidinggevende en directie. Informeer dus wat iedereen van het uitje heeft gevonden en of er nog tips zijn. Je kunt bijvoorbeeld een enquete sturen, en als bedankje kan iedereen de foto’s van de dag bekijken. Zijn er verbeterpunten, bespreek dan helder waar het scheef gelopen is. Neem de uitkomsten ook mee naar de organisatie van volgend jaar! Heb jij zelf nog tips voor het organiseren van een onvergetelijk bedrijfsuitje? Deel ze dan met ons!

   



Jullie volgende uitje?

Heb je deze lijst doorgenomen, dan is het nu tijd om onze arrangementen te bekijken. Wij verzorgen graag jullie top uitje!




Meer interessante blogs over buggy rijden:






 

Tags:

Tags over buggy rijden:

Over Buggy rijden
Waarop letten als je een buggy gaat kopen?
Zeven tips voor een top uitje
Meer activiteiten naast Buggy rijden
Buggy's en wetgeving
Buggy rijden op locatie: onze tips
 
       

Buggy Rijden ?

Buggy Rally .nl
De Berken 2e
7491 HJ DELDEN
Info(at)buggyrally.nl

074 - 256 98 98